Prüfen Sie Informationen vor dem Erscheinungsbild.
Ein ordentliches Layout macht falsche Angaben nicht automatisch leichter erkennbar. Kundennamen, Dokumentnummern und Leistungspositionen übernehmen weiterhin Lücken ihrer Quelle. Legen Sie vor dem Öffnen der Vorschau die Pflichtfelder fest.
Unterscheiden Sie fehlende Werte von null. Eine Menge von null ist etwas anderes als eine nicht eingegebene Menge. Auch das stillschweigende Einsetzen des heutigen Datums bei einem leeren Feld kann ein falsches Dokument erzeugen. Entscheiden Sie ausdrücklich, was bei jedem leeren Feld geschehen soll.
Trennen Sie Zahlen von Anzeigetext.
Übermitteln Sie Beträge, Mengen und Sätze möglichst als Zahlenwerte. Legen Sie Währung und Anzeigeformat getrennt fest. Der aus einer Tabelle kopierte Text „1.250,50“ kann in einem anderen Gebietsschema anders interpretiert werden. Klären Sie vor einer Umwandlung das Quellformat.
Gehen Sie bei Datumswerten genauso sorgfältig vor. „03/04“ liefert allein nicht genug Kontext. Berücksichtigen Sie Speicherung von Tag, Monat und Jahr sowie die Darstellung für Empfänger.
Eine hilfreiche Prüfung fragt nach der Bedeutung eines Werts, nicht nur nach seinem Vorhandensein.
Erstellen Sie eine kurze Prüfliste für die Zustellung.
Pflegen Sie für jeden Dokumenttyp eine kleine, wiederverwendbare Liste. Ziel ist, zustellungsrelevante Fehler zu erkennen, nicht alle Angaben erneut einzugeben.
- Stimmen Empfänger und Dokumentnummer?
- Entsprechen Datum, Währung und Mengen dem erwarteten Format?
- Sind Leistungsnamen und Beschreibungen aktuell?
- Stimmen Positionen, Zwischensumme und Gesamtbetrag überein?
- Werden leere oder unerwartete Felder in der Ausgabe sichtbar?
Gehen Sie schließlich über Beispieldaten hinaus. Erstellen Sie einen echten Datensatz und öffnen Sie die entstandene Datei zur Prüfung. Korrekte Daten und lesbare Gestaltung sorgen gemeinsam für eine verlässliche Zustellung.
