Önce bilgiyi, sonra görünümü kontrol edin.
Düzenli bir belge yanlış bilgiyi daha kolay fark ettirmeyebilir. Müşteri adı, belge numarası ve hizmet kalemleri temiz bir sayfada yer alsa bile kaynağındaki eksiklikleri taşır. Bu yüzden önizlemeyi açmadan önce hangi alanların zorunlu olduğunu belirleyin.
Eksik değer ile sıfırı birbirinden ayırın. Sıfır miktar, girilmemiş miktarla aynı şey değildir. Boş bir tarih yerine bugünün tarihini kendiliğinden kabul etmek de yanlış bir belge hazırlamanıza neden olabilir. Her alan için boş durumda ne yapılacağını açıkça kararlaştırın.
Sayı ile yazının sınırını net tutun.
Tutar, miktar ve oranları mümkün olduğunca sayısal değer olarak taşıyın. Para birimi ve görüntüleme biçimini ayrıca belirleyin. Bir tablodan kopyalanan “1.250,50” metni başka bir dilde farklı yorumlanabilir; kaynağın kullandığı biçimi bilmeden dönüştürmeyin.
Tarihlerde de aynı özeni gösterin. “03/04” tek başına yeterli bağlam taşımaz. Gün, ay ve yılın nasıl saklandığını ve alıcıya nasıl gösterileceğini birlikte değerlendirin.
İyi bir kontrol, yalnızca değerin varlığını değil, ne anlama geldiğini de sorar.
Küçük bir teslim kontrolü oluşturun.
Her belge türü için kısa ve tekrar kullanılabilir bir liste hazırlayın. Listenin amacı bütün veriyi yeniden girmek değil, teslimi etkileyen hataları erkenden yakalamaktır.
- Alıcı ve belge numarası doğru mu?
- Tarih, para birimi ve miktarlar beklenen biçimde mi?
- Hizmet adları ve açıklamalar güncel mi?
- Kalemler, ara toplam ve genel toplam birbiriyle uyumlu mu?
- Boş veya beklenmedik bir alan çıktıda görünür hale geliyor mu?
Son olarak örnek veriyle yetinmeyin. Gerçek bir kaydı üretin ve dosyayı açarak kontrol edin. Doğru veri ile okunur tasarım ancak birlikte güvenilir bir teslim oluşturur.
