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Ein Kundenangebot hat einen anderen Zweck als die Fassung, an der Ihr Team arbeitet. Erstere braucht ein stabiles Layout, letztere bearbeitbare Inhalte. Bei Datensätzen für Anwendungen zählt die Bedeutung der Felder mehr als ihre Darstellung.
Die erste Frage lautet also nicht „Welche Datei sollen wir erzeugen?“, sondern „Wofür wird dieses Dokument verwendet?“
PDF, Word oder JSON?
Ein Dokument zum Prüfen und Teilen, dessen Layout bestehen bleibt.
Ein bearbeitbares Dokument zur weiteren Textarbeit.
Strukturierte Daten, deren Felder von einer anderen Anwendung verarbeitet werden.
JSON ist keine Seitenansicht. Auch PDF und Word behandeln Layout unterschiedlich. Gemeinsame Inhalte bedeuten nicht, dass alle Ausgaben technisch gleich funktionieren.
Inhalte wiederverwenden, Zweck anpassen.
Wenn Unternehmensname, Leistungen und Beträge aus einer Quelle stammen, müssen Sie je Format weniger Inhalte separat aktualisieren. Gestaltungsentscheidungen können sich dann am Zweck jeder Ausgabe orientieren.
Dieselben Informationen, anders verwendet. Die Wahl des richtigen Formats gehört zur Gestaltung.
Testen Sie die Vorlage mit kurzen und langen Inhalten. Prüfen Sie abschließend die tatsächlich zu liefernde Ausgabe, nicht nur die Vorschau.
