Vérifiez les informations avant l’apparence.
Une mise en page soignée ne rend pas nécessairement les informations incorrectes plus faciles à repérer. Les noms de clients, les numéros de documents et les lignes de prestations conservent les éventuelles lacunes de leur source. Décidez quels champs sont obligatoires avant d’ouvrir l’aperçu.
Distinguez une valeur manquante de zéro. Une quantité de zéro diffère d’une quantité qui n’a pas été saisie. Accepter silencieusement la date du jour pour un champ vide peut également produire un document erroné. Décidez explicitement de ce qui doit se passer lorsqu’un champ est vide.
Distinguez les nombres du texte d’affichage.
Dans la mesure du possible, transmettez les montants, quantités et taux sous forme de valeurs numériques. Indiquez séparément la devise et le format d’affichage. Le texte « 1.250,50 » copié depuis une feuille de calcul peut être interprété différemment dans une autre langue régionale ; déterminez le format source avant de le convertir.
Apportez le même soin aux dates. « 03/04 » ne fournit pas assez de contexte à lui seul. Pensez à la manière dont le jour, le mois et l’année sont stockés, ainsi qu’à leur présentation au destinataire.
Une vérification utile cherche ce qu’une valeur signifie, et pas seulement si elle existe.
Préparez une courte liste de vérification avant l’envoi.
Conservez une petite liste réutilisable pour chaque type de document. Le but est de repérer les erreurs qui affectent la livraison, pas de ressaisir toutes les informations.
- Le destinataire et le numéro de document sont-ils corrects ?
- Les dates, devises et quantités respectent-elles le format attendu ?
- Les noms et descriptions des prestations sont-ils à jour ?
- Les lignes, le sous-total et le total général concordent-ils ?
- Un champ vide ou inattendu devient-il visible dans la sortie ?
Enfin, allez au-delà des données d’exemple. Générez un véritable enregistrement et ouvrez le fichier obtenu pour le vérifier. Des données correctes et une conception lisible contribuent ensemble à une livraison fiable.
