見た目より先に、情報を確認する。
整ったレイアウトでも、誤った情報を見つけやすくなるとは限りません。顧客名、ドキュメント番号、サービス明細には、元データの欠落がそのまま残ります。プレビューを開く前に、必須のフィールドを決めてください。
欠落した値と0は区別します。数量0と、数量が未入力であることは異なります。空のフィールドに当日の日付を無条件で入れても、誤ったドキュメントを作ることがあります。各フィールドが空の場合の扱いを、明確に決めましょう。
数値と表示用テキストを分ける。
金額、数量、率は、可能な限り数値で渡します。通貨と表示形式は別に指定してください。表計算からコピーした“1.250,50”というテキストは、別の地域設定では異なる解釈をされる場合があります。変換前に、元の形式を確認しましょう。
日付にも同じ注意が必要です。“03/04”だけでは十分な情報がありません。受信者への表示方法とともに、日、月、年をどう保存するかも検討してください。
有用な確認では、値があるかだけでなく、その値が何を意味するかを問いかけます。
短い配信前チェックリストを作る。
ドキュメントの種類ごとに、短く再利用可能な一覧を用意しましょう。目的はすべての情報を入力し直すことではなく、配信に影響する誤りを見つけることです。
- 受信者とドキュメント番号は正しいか。
- 日付、通貨、数量は想定した形式か。
- サービス名と説明は最新か。
- 明細、小計、総合計は一致するか。
- 空のフィールドや想定外のフィールドは、出力で確認できるか。
最後に、サンプルデータだけで判断しないでください。実際のレコードから生成し、完成したファイルを開いて確認します。正しいデータと読みやすいデザインを組み合わせることで、信頼できるドキュメントを届けられます。
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